Un montant attendu
Le contrôle s'appuie sur le montant du fonds prévu pour la caisse concernée.
Monetec · Store Management PackLe caissier compte son fonds.
Le caissier compte son fonds.
Monetec vérifie sa conformité.
À l'ouverture, contrôler un fonds de caisse ne devrait pas nécessiter de recopier les résultats d'une machine, puis de calculer manuellement l'écart. Monetec récupère les données des équipements de comptage intégrés à la solution et compare automatiquement le montant des espèces au fonds attendu.
Du comptage au contrôle, dans la même application
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Compter les pièces et les billetsAvec les modules Monetec : MoneScan, MoneCup, Connect ou saisie manuelle.
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Récupérer les résultatsLes résultats des appareils intégrés rejoignent directement le comptage, sans ressaisie de leurs montants.
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Comparer au fonds attenduMonetec calcule automatiquement la différence et affiche le résultat.
Contrôle automatique du montant total
Pourquoi vérifier à l'ouverture ?
Constater l'état du fonds avant le premier encaissement
Lorsque la caisse centrale ou un responsable remet un fonds au caissier, ce dernier doit pouvoir confirmer la somme réellement reçue. Un écart découvert avant l'activité ne doit pas être confondu avec un écart apparu après une journée d'encaissements.
Un comptage physique
Le caissier compte réellement le contenu reçu avec les outils Monetec habituels.
Un rapprochement immédiat
Monetec compare automatiquement les montants et signale toute différence, même d'un centime.
Une intégration opérationnelle
La machine compte. Le logiciel rapproche.
Dans une organisation où les équipements ne sont pas reliés au logiciel de suivi, les résultats du comptage doivent être reportés séparément. Cela multiplie les manipulations et les occasions d'erreur.
Avec Monetec, les résultats provenant de ses équipements compatibles sont récupérés dans l'application. Le caissier n'a pas à reporter manuellement ces résultats pour vérifier le montant de son fonds.
Le contrôle devient la suite naturelle du comptage. La saisie manuelle reste disponible pour les espèces qui ne sont pas traitées par un équipement connecté.
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Le caissier choisit « Vérifier mon fonds »
Cette option est disponible lorsque l'administrateur a activé la vérification.
2
Il effectue le comptage
Les modules de comptage alimentent le total des espèces reçues.
3
Il consulte l'écart
Monetec affiche le montant attendu, le montant compté et leur différence.
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Il confirme ou signale une anomalie
Une vérification conforme est validée. En cas d'écart, le caissier peut corriger son comptage ou refuser le fonds.
Un résultat sans calcul manuel
Trois montants, une décision claire
Exemple illustratif d'un fonds reçu et vérifié avec Monetec.
150,00 €Fonds attendu
150,00 €Espèces comptées
0,00 ۃcart
Le fonds est conforme : le caissier peut confirmer sa réception. S'il avait compté 149,00 €, Monetec aurait affiché un écart de −1,00 € et empêché la validation comme fonds conforme.
Une procédure adaptée au résultat
Un fonds conforme se valide. Un fonds non conforme se traite.
✓ Aucun écart
Le caissier confirme la conformité du fonds et renseigne la personne déclarée comme l'ayant préparé.
- Contrôle validé et enregistré.
- Le contexte du comptage est conservé pour la journée.
- Les valeurs du contrôle du matin sont remises à zéro pour repartir sur le comptage normal.
! Un écart est constaté
Le caissier choisit comment traiter la situation, avant de commencer ses opérations.
- Corriger son comptage : revenir aux valeurs saisies sans tout recommencer.
- Refuser le fonds : enregistrer un incident de préparation.
- Après refus, les valeurs du contrôle sont réinitialisées pour permettre une nouvelle vérification.
Une traçabilité utile
Distinguer celui qui prépare le fonds de celui qui le reçoit
Lors de la confirmation du contrôle, le caissier sélectionne la personne ayant préparé le fonds parmi les administrateurs proposés dans l'application.
En cas de refus, Monetec conserve le résultat constaté, l'écart et l'identité déclarée du préparateur dans un incident distinct, sans attribuer automatiquement la responsabilité de l'écart au caissier qui ouvre la caisse.
A
Préparateur du fonds
Identifié à partir de la déclaration du caissier lors de la vérification.
B
Caissier réceptionnaire
Réalise le comptage physique, constate le résultat et confirme ou refuse le fonds.
C
Historique du contrôle
Conserve l'événement de vérification et, en cas de refus, un incident distinct de préparation.
Maîtrise administrateur
Un contrôle que le magasin choisit d'activer
La vérification des fonds à l'ouverture est une fonctionnalité du Store Management Pack. Un administrateur autorisé peut l'activer ou la désactiver depuis son espace de gestion.
Quand elle est active, le caissier peut choisir entre la vérification de son fonds et le comptage normal au démarrage de la caisse.
Le contrôle d'ouverture est indépendant de la clôture de fin de journée : sa validation ne ferme pas la caisse et ne remplace pas le comptage ultérieur.
Ce que l'administrateur maîtrise
- L'activation de la vérification à l'ouverture.
- La gestion des utilisateurs administrateurs proposés comme préparateurs.
- La disponibilité d'une trace spécifique en cas de refus.
- La séparation du contrôle d'ouverture et du comptage de fin de journée.
Les captures Android pourront être ajoutées sans modifier le contenu de la page ni sa structure.
Monetec · Store Management Pack
Vérifiez les fonds avant de commencer à encaisser.
Comptage intégré, rapprochement automatique du montant et traitement traçable des écarts : le contrôle des fonds à l'ouverture devient une opération simple et structurée.